CONSEIL D'ADMINISTRATION DU 8 JANVIER 2013

COMPTE-RENDU DE LA REUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

D’AIMA DU 8 JANVIER 2013 à 14 h à Bardos

Etaient absents, excusés :

-          Nathalie TOUYA

-          Marie Joe PEDOUAN

-          Christian SENAS.

Pierrette DAUGREILH était absente.

Sylvie DUVERGE, consultante DLA, assistait à la réunion.

Ordre du jour :

-          Préparation de l’Assemblée Générale qui se tiendra le 10 Février 2013 au Foyer de Came à 10 h 30 en abordant les points suivants :

·        Projet de rapport financier 2012, Bilan, Prévisionnel 2013 ;

·        Projet de rapport d’activités sur 2012 et Prévisions 2013 ;

·        Projet de rapport moral (état du projet associatif et évolutions)

·        Candidatures au CA et au Bureau

·        Aspects logistiques (Invitations, médiatisation, agapes etc…)

-          Politique des moyens humains (Questions sur Renouvellement ou non des salariés et d’éventuelles embauches) ;

-          Préparation de la Braderie du 9 Février à Bardos ;

-          Questions diverses.

Lecture a été donnée du rapport moral par la Présidente, Sigrid DUMAZ. Approuvé par le CA à l’unanimité, il sera présenté tel quel à l’AG.

La Présidente  a annoncé son départ en tant que Présidente et a proposé la candidature de Dany MARCEL en remplacement. Cette dernière a été élue à l’unanimité. Il reviendra à l’AG du 10 Février de valider ce choix.

Le prévisionnel présenté le 8 Novembre 2012 n’a pas beaucoup bougé ;  les comptes sont à peu près équilibrés mais reste la question de la réparation du Camion d’AIMA qui pourrait venir grever cet équilibre.

Il en ressort qu’avec ses diverses recettes, hors braderies,  AIMA a pu prendre en charge les salaires des employés et autres frais divers, les recettes générées par les Braderies ayant servi à envoyer 6 camions en Lettonie en 2012.

Patrick VIE, Président du Fonds de dotation crée début 2012, a proposé la liquidation de ce dernier, les objectifs (qu’ils génèrent des dons et du sponsoring) étant loin d’être atteints. Les sommes restant sur le compte seront versées à AIMA (1.825 €), ce qui a été accepté par les Administrateurs du Fonds de Dotation, régulièrement convoqués, et ici présents.

 Points sur les salariés : 

-          Martine PERE, salariée du magasin en CDI sur 20 h/semaine : Vu son implication et sa présence bénévole en dehors de ses heures de travail, vu aussi qu’elle n’a jamais compté de supplément pour le travail le Samedi, la proposition de réajuster son quota d’heures à 22 h/semaine a été accepté à l’unanimité.

-          Pour les 4 salariés en CAE au jardin : 

·        Martine KNIGHT a démissionné le 21.09.2012,

·        Sandrine FOIXET termine son contrat le 31.01.2013, lequel ne sera pas renouvelé,

·        Adrien GRANCHON termine le 31.03.2013 et son contrat ne sera pas renouvelé. Tout Février, il sera en stage d’immersion dans une jardinerie/animalerie, à Bassussarry.

·        Valérie HAUTMANN  termine le 31.01.2013 et sa demande de renouvellement a été acceptée pour 6 mois.

Pour l’organisation du travail au jardin,  un essai est en cours pour fonctionner sur la même base qu’au magasin : une salarié, épaulée par des bénévoles (Jean-Pierre AUFFRET et Sigrid sont, pour l’instant, les bénévoles les plus impliqués). Jean-Pierre sera le référent principal, vu sa technicité. 

Dans le cadre du Festival Xagernu Eguna, à Bardos, les associations locales nous ont sollicités pour participer à la journée du 4 Mai 2013 ; nous aurions à organiser un pique-nique géant,  avec des produits locaux. 

Pour la braderie du 9 Février et l’assemblée générale du 10 Février, nous nous mobiliserons, administrateurs et bénévoles, pour apporter des pâtisseries. La question de la pose des panneaux, pour la braderie, sera traitée lors de la réunion mensuelle du Trocoeur, le Vendredi 25 Janvier. 

En ce qui concerne la propreté du magasin, afin que le travail de nettoyage de Martine PERE le vendredi matin ne soit pas vain, il est recommandé au personnel et bénévoles du Jardin de ne plus passer par le magasin en dehors des heures d’ouverture et d’emprunter plutôt la baie vitrée de la salle du catéchisme donnant sur le jardin. 

Quand le magasin est fermé, le Vendredi matin par exemple, il l’est pour tous. 

Projets associatifs et évolutions : 

En ce qui concerne l’ouverture d’une distribution alimentaire financée par le Conseil Général des Pyrénées-Atlantiques et la communauté des communes du Canton de Bidache, un projet de convention est à l’étude entre le CIAS et AIMA concernant la fourniture de matériel pour l’aménagement du local et le prêt du camion, ce projet reste dans l’attente de trouver un local.

Dernière minute : ce service sera rendu à Eyhartzia, dans la maison donc qui accueille « Le Coin du Trocoeur ». AIMA a dégagé les 2 salles qui seront consacrées à ce service et les travaux d’aménagement ont déjà commencé. La complémentarité entre la distribution alimentaire et notre bourse d’échanges est évidente… 

Pour ce qui est de la monnaie locale basque (l’Eusko), décisions ont été prises d’adhérer en tant que « prestataire » (acceptant les Euskos comme moyen de paiement) et d’accepter la proposition qui nous est faite d’intégrer le Collège des Valeurs Fondatrices. 

Le jour de l’assemblée générale, nous devrons renouveler des mandats et élire de nouveaux administrateurs, sachant que : 

-          Nathalie TOUYA quitte la Vice-présidence mais souhaite reste administratrice

-          Jeanne BERLAND souhaite rester administratrice mais ne sera pas candidate au poste de Secrétaire adjointe.

-          Et, on l’a vu, Sigrid souhaite prendre un peu de recul en « lâchant » la Présidence.

-          Les Administrateurs  de « feu le fonds de dotation » (2 personnes) pourront assister aux futurs CA d’AIMA.  

A 16 heures, les points de l’ordre du jour étant épuisés, la séance est levée.